KI im Unternehmen · Anwendungsfälle
Zwölf Abläufe, in denen KI in KMU wirklich Arbeit abnimmt.
KI lohnt sich dort, wo jemand täglich liest, sortiert, abtippt oder nachfragt. Hier stehen zwölf Szenarien, die wir für KMU bauen: mit Ihren bestehenden Systemen, mit klaren Regeln und mit einem Menschen, der freigibt.
Posteingang, Telefon, Anfragen
Wo täglich jemand liest und sortiert
Die Szenarien sind typische Beispiele, keine Kundenberichte. Jedes lässt sich einzeln einführen.
1. Anfragen vorsortieren
Heute: Jemand liest jede Mail im Sammelpostfach und leitet sie weiter.
Mit KI: Anfragen werden eingeordnet, der zuständigen Person zugewiesen und mit einem Antwortentwurf versehen.
Freigabe: Die Antwort geht erst raus, wenn jemand sie gelesen hat.
2. Voicemails in Text und Aufgaben
Heute: Anrufbeantworter abhören, Notizen machen, Rückruf vergessen.
Mit KI: Die Nachricht kommt als Text mit Kurzfassung, Rückrufnummer und vorgeschlagenen Aufgaben ins Postfach.
Freigabe: Aufgaben werden übernommen oder verworfen.
3. Offerten vorbereiten
Heute: Angaben aus der Anfrage von Hand in die Offertvorlage übertragen.
Mit KI: Aus Anfrage, Preisliste und früheren Offerten entsteht ein Entwurf im eigenen Layout.
Freigabe: Preise und Umfang prüft die verantwortliche Person.
4. Termine und Nachfassen
Heute: Terminabstimmung per Mail, offene Offerten gehen unter.
Mit KI: Kunden buchen selbst, offene Vorgänge werden erkannt und eine Erinnerung vorbereitet.
Freigabe: Sie entscheiden, wer wann erinnert wird.
5. Tickets einordnen
Heute: Support-Anfragen kommen unstrukturiert und landen bei der falschen Person.
Mit KI: Kategorie, Dringlichkeit und fehlende Angaben werden erkannt, bekannte Lösungen vorgeschlagen.
Freigabe: Die Technikerin übernimmt oder korrigiert den Vorschlag.
6. Telefonagent für Standardfragen
Heute: Dieselben Fragen zu Öffnungszeiten, Status und Unterlagen binden das Team.
Mit KI: Ein Sprachagent beantwortet Standardfragen und übergibt alles andere an einen Menschen.
Freigabe: Verbindliche Zusagen macht nur Ihr Team.
Dokumente, Belege, Wissen
Wo Information in Dateien feststeckt
7. Belege lesen und zuordnen
Heute: Rechnungen und Belege werden abgetippt und von Hand kontiert.
Mit KI: Beträge, Lieferant und Mehrwertsteuer werden gelesen, eine Buchung für Bexio wird vorgeschlagen.
Freigabe: Gebucht wird erst nach Kontrolle.
8. Unterlagen auf Vollständigkeit prüfen
Heute: Gesuche, Anmeldungen oder Dossiers werden von Hand gegen eine Liste geprüft.
Mit KI: Fehlende Angaben werden erkannt und eine Nachforderung vorbereitet.
Freigabe: Der Entscheid bleibt bei der Sachbearbeitung.
9. Handbücher per Frage abrufen
Heute: Die Antwort steht in einem Handbuch, das niemand findet.
Mit KI: Ein interner Chat antwortet aus Ihren Dokumenten und nennt die Quelle.
Freigabe: Berechtigungen entscheiden, wer was sehen darf.
10. Sitzungen in Beschlüsse und Aufgaben
Heute: Das Protokoll kommt spät, Aufgaben stehen irgendwo im Fliesstext.
Mit KI: Aus Transkript oder Notizen entstehen Beschlüsse, Aufgaben und Termine.
Freigabe: Die Sitzungsleitung bestätigt vor dem Versand.
11. PDFs barrierefrei machen
Heute: Dokumente werden veröffentlicht, ohne dass sie für Screenreader lesbar sind.
Mit KI: Struktur und Lesereihenfolge werden geprüft, Alternativtexte vorgeschlagen. Dafür haben wir DokAudit gebaut.
Freigabe: Alternativtexte bestätigt die Redaktion.
12. IT-Lage in Klartext
Heute: Sicherheitsberichte und DMARC-Reports versteht nur, wer sie täglich liest.
Mit KI: Befunde werden zusammengefasst, nach Dringlichkeit geordnet und für die Geschäftsleitung erklärt.
Freigabe: Massnahmen beschliesst die IT-Verantwortung.
Auswahl
Woran Sie einen guten ersten Anwendungsfall erkennen
Nicht jeder Ablauf eignet sich. Vier Fragen trennen die Fälle, die schnell Nutzen bringen, von denen, die als Pilot versanden.
Kommt er oft vor?
Ein Ablauf, der täglich oder wöchentlich anfällt, zahlt die Einrichtung zurück. Ein Sonderfall pro Quartal nicht.
Liegen die Daten digital vor?
Mails, PDFs, Tabellen und Systeme mit Schnittstelle sind gut. Wissen, das nur in Köpfen steckt, muss zuerst aufgeschrieben werden.
Kann ein Mensch das Ergebnis prüfen?
Ein Entwurf, den jemand in Sekunden kontrolliert, ist ideal. Entscheidungen ohne Kontrolle automatisieren wir nicht.
Sind die Daten dafür freigegeben?
Wir klären zuerst, welche Daten in welches Modell dürfen, und richten Berechtigungen und Protokollierung ein.
Was wir nicht bauen
- KI, die ohne Freigabe Mails verschickt oder bucht
- Entscheide über Menschen, etwa bei Bewerbungen oder Kündigungen
- Medizinische oder rechtliche Beurteilungen
- Eine Plattform, bevor der erste Ablauf läuft
Was jeder Anwendungsfall mitbringt
- Eine klare Freigabestufe durch Ihre Mitarbeitenden
- Protokoll, was die KI vorgeschlagen und wer bestätigt hat
- Berechtigungen aus Ihren bestehenden Systemen
- Eine Dokumentation, mit der Sie den Ablauf selbst anpassen können
Nächster Schritt
Vom Szenario zum laufenden Ablauf
Prozess-Sprint
Vom echten Ablauf zum klickbaren Prototyp in zwei Wochen. Danach wissen Sie, ob es sich lohnt.
Zum Prozess-SprintKI-Betriebssystem
Mehrere Abläufe auf einer gemeinsamen Schicht: Schnittstellen, Freigaben und Reporting an einem Ort.
Zum KI-BetriebssystemKI-Richtlinie
Was ist erlaubt, welche Daten dürfen wohin, wer ist verantwortlich. Die Grundlage, bevor Werkzeuge kommen.
Zu den KI-RichtlinienHäufige Fragen
KI-Anwendungsfälle: was Sie wissen sollten
Welche KI-Anwendungsfälle eignen sich für KMU am besten?
Abläufe, die häufig vorkommen, auf digitalen Daten beruhen und deren Ergebnis ein Mensch schnell prüfen kann. Typisch sind das Vorsortieren von Anfragen, das Lesen von Belegen, Zusammenfassungen von Voicemails und Sitzungen sowie ein interner Chat über eigene Dokumente.
Brauchen wir dafür Microsoft Copilot?
Nicht zwingend. Copilot ist sinnvoll für die Arbeit in Word, Outlook und Teams. Für Abläufe über mehrere Systeme hinweg bauen wir eigene Werkzeuge, die über Schnittstellen arbeiten. Oft ist eine Kombination richtig.
Wo werden unsere Daten verarbeitet?
Das legen wir pro Anwendungsfall fest. Möglich sind Modelle in Ihrem Microsoft-Tenant, bei einem Anbieter mit Vertrag zur Auftragsbearbeitung oder lokal auf eigener Infrastruktur. Welche Daten wohin dürfen, steht in der KI-Richtlinie.
Wie lange dauert es, bis ein Anwendungsfall läuft?
Ein erster Prototyp entsteht im Prozess-Sprint in zwei Wochen. Wie lange es bis zum produktiven Betrieb dauert, hängt von Schnittstellen, Berechtigungen und der Zahl der Sonderfälle ab.
Ersetzt KI Mitarbeitende?
In den Szenarien hier nimmt sie Vorarbeit ab: lesen, sortieren, entwerfen. Die Entscheidung und der Kontakt zum Kunden bleiben bei Ihren Mitarbeitenden.
Welcher Ablauf kostet Ihr Team jede Woche am meisten Zeit?
Schildern Sie uns den Ablauf in 30 Minuten. Wir sagen Ihnen, ob KI dort trägt, was es dafür braucht und womit wir anfangen würden.