E-Mail-Archivierung
E-Mail-Archivierung, die vollständig ist und sich prüfen lässt.
Wir führen zentrale E-Mail-Archive für Exchange Server, Exchange Online und hybride Umgebungen ein, herstellerneutral, als Cloud-Dienst oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Mit sauberer Anbindung an Exchange und Mail-Gateway, Aufbewahrungsregeln, die zu Ihren Fristen und Ihrer Dienstvereinbarung passen, Übernahme der Altbestände und einem Exit, der schon am ersten Tag geregelt ist.
Typische Ausgangslagen
Warum das Thema gerade jetzt auf dem Tisch liegt
E-Mail-Archivierung klingt nach Produktkauf. In der Praxis entscheiden Erfassung, Berechtigungen und Fristen darüber, ob das Archiv im Ernstfall trägt.
Die alte Lösung läuft aus
Das bisherige Archiv ist abgekündigt, der Wartungsvertrag endet oder es versteht die neue Exchange-Version nicht mehr. Die Altdaten müssen vollständig und nachweisbar mit.
PST-Dateien überall
Jahrelang wurde «archiviert», indem Postfächer in PST-Dateien auf Laufwerken und Notebooks ausgelagert wurden. Durchsuchbar ist davon nichts, revisionssicher erst recht nicht.
Eine Prüfung oder Anfrage steht an
Steuerprüfung, Auskunftsersuchen nach DSGVO, Rechtsstreit oder interne Untersuchung: Plötzlich muss eine bestimmte Korrespondenz vollständig, unverändert und schnell vorgelegt werden.
Betriebsrat oder Personalrat fragt nach
Ein Archiv ist eine technische Einrichtung, mit der sich Verhalten auswerten liesse. Ohne Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung und technische Umsetzung der Regeln geht es nicht voran.
Fachanwendungen senden selbst
Befunde, Bestellungen, Rechnungen und Benachrichtigungen gehen per SMTP direkt aus Fachanwendungen hinaus, an Exchange vorbei. Genau diese Mails fehlen später im Archiv.
Der Weg in Exchange Online beginnt
Ein Teil der Postfächer zieht in die Cloud, ein Teil bleibt lokal. Das Archiv muss beide Welten lückenlos erfassen, auch während einer jahrelangen Hybridphase.
Erfassung
Wo die Mail abgegriffen wird, entscheidet, was im Archiv fehlt
Die häufigste Lücke in E-Mail-Archiven ist keine Software-Schwäche, sondern ein Architekturfehler: Es wird an genau einer Stelle archiviert, und die sieht nicht alles.
Am Mail-Gateway
Ein vorgelagertes Gateway, etwa von Sophos, sieht jede Mail von und nach aussen, oft bereits entschlüsselt und auf Schadcode geprüft. Interne Mails zwischen zwei Exchange-Postfächern laufen aber nie über das Gateway.
An Exchange per Journal
Journalregeln erfassen auch interne Mails, Empfänger aus Verteilerlisten und Blindkopien. In Exchange Online kann das Journalpostfach nicht im eigenen Tenant liegen, das Ziel muss extern sein. Lokal hängt der Funktionsumfang von der Exchange-Edition und den Lizenzen ab.
Bei Fachanwendungen
Systeme, die direkt per SMTP senden, leiten wir über einen definierten Relay-Weg, der ins Archiv journalisiert. Wo das nicht geht, braucht es eine eigene SMTP-Erfassung. Hauptsache, kein Absender bleibt unsichtbar.
Typische Lücken
- nur Gateway-Archivierung: interne Kommunikation fehlt komplett
- nur Postfach-Archivierung: was der Benutzer vorher löscht, ist weg
- verschlüsselte Mails im Archiv, die sich nicht mehr durchsuchen lassen
- Funktions- und Gruppenpostfächer ohne eigene Regeln
- Fachanwendungen, die an Exchange vorbei senden
Wie wir die Erfassung aufbauen
- Journal an Exchange für interne und externe Mails, ergänzt um das Gateway, wo es Mehrwert bringt
- Erfassung beim Eingang bzw. Versand, bevor ein Benutzer löschen kann
- Archivierung im Klartext nach der Gateway-Entschlüsselung, inklusive aller Anhänge
- Funktions- und Gruppenpostfächer mit eigenen Berechtigungen und Fristen
- Inventar aller SMTP-Absender, bevor das Archiv in Betrieb geht
Anforderungen
Was ein Archiv können muss, und wie wir es nachweisen
Wir prüfen jede Anforderung im Pilot gegen die konkrete Lösung, statt Datenblätter abzuhaken. Was nicht funktioniert, steht vor dem Kauf auf dem Tisch.
Revisionssicher & manipulationssicher
Archivierte Mails lassen sich weder verändern noch vor Fristende löschen, auch nicht von Administratoren. Speicherung auf WORM-fähigem Speicher wie S3 Object Lock, Integrität über Hashwerte, regelmässige protokollierte Konsistenzprüfung.
Aufbewahrung & Löschung
Mehrere Fristen parallel, zum Beispiel 6 und 10 Jahre, zugeordnet nach Gruppe, Rolle oder Postfach und automatisch aus dem Verzeichnis übernommen. Legal Hold für laufende Verfahren. Löschung nach Fristablauf mit exportierbarem Protokoll.
Suche & Wiederherstellung
Volltext über Mails und Anhänge wie PDF, Office und ZIP, bei Bedarf mit OCR. Suchoperatoren, Filter, gespeicherte Suchen, Suche über mehrere Postfächer. Wiederherstellung einzelner Mails bis zu ganzen Postfächern.
Zugriff für Mitarbeitende
Self-Service auf das eigene Archiv über Outlook, Outlook im Web bzw. das neue Outlook, Webclient und mobil. Single Sign-on über Entra ID oder Active Directory, Mehrfaktor-Anmeldung, Benutzerkonten automatisch angelegt und deaktiviert.
Rollen, Vier Augen & Revision
Rollenbasierte Rechte, technisch erzwungenes Vier-Augen-Prinzip für den Zugriff auf fremde Archivdaten, Trennung von Administration und Revision. Jeder administrative Zugriff wird protokolliert, und die Protokolle kann kein Administrator ändern.
eDiscovery, Reports & Export
Fälle anlegen, Treffer sperren, Audit- und Compliance-Berichte erzeugen. Exporte für Prüfungen und Gerichte mit Metadaten und Prüfsummen, damit die Herkunft jeder Mail belegbar bleibt.
Datenschutz & Mitbestimmung
Die Dienstvereinbarung wird Konfiguration, nicht Papier
Ein E-Mail-Archiv ist mitbestimmungspflichtig, in Deutschland nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bzw. dem jeweiligen Personalvertretungs- oder Mitarbeitervertretungsrecht. Die Vereinbarung ist schnell geschrieben. Entscheidend ist, dass das System sie technisch einhält.
Wir bringen Betriebs- oder Personalrat, Datenschutz, IT und Fachbereiche früh an einen Tisch, übersetzen die Regeln in Archiv- und Zugriffsrichtlinien und zeigen im Pilot, dass sie greifen. Die Konfiguration wird dokumentiert, damit jede Regel auf eine Klausel der Vereinbarung zurückführbar ist.
Was wir technisch umsetzen
- Ausnahmen für Postfächer und Bereiche wie Betriebsrat, Personalwesen, Betriebsarzt, Seelsorge oder Schwerbehindertenvertretung
- Umgang mit als privat gekennzeichneten Mails: nicht archivieren oder vom Zugriff ausnehmen
- Zugriff auf fremde Archivdaten nur im Vier-Augen-Prinzip und mit Begründung
- Speicherung in der EU, auf Wunsch in Deutschland, verschlüsselt und mit Schlüsselhoheit beim Auftraggeber, wo die Lösung das anbietet
- Auftragsverarbeitung, Löschkonzept und Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten passend zur Lösung
Vorgehen
Vom Fristenkatalog bis zum getesteten Restore
Ein Archiv geht nicht mit einem Klick live. Es wird angeschlossen, mit echten Postfächern geprüft und übernimmt erst dann den Betrieb, wenn Erfassung, Rechte und Löschung nachweislich stimmen.
Jeder Schritt hat ein Abnahmekriterium. Änderungen an Exchange, Connectors und Gateway führen wir mit Pilotgruppe und dokumentiertem Rückweg durch, damit der Mailfluss zu keinem Zeitpunkt gefährdet ist.
- 1
Anforderungen & Fristenkatalog
Mailumgebung, Gateway, SMTP-Absender, Altarchive und PST-Bestände erfassen. Aufbewahrungsfristen, Ausnahmen und Rollen mit Recht, Revision, Datenschutz und Mitbestimmung festlegen.
- 2
Architektur & Auswahl
Cloud oder eigene Infrastruktur, Erfassungswege, Speicher, Verfügbarkeit. Herstellerneutraler Abgleich der Lösungen gegen den Katalog, inklusive Exit und Gesamtkosten über die Laufzeit.
- 3
Aufbau & Anbindung
Journalregeln und Connectors in Exchange, Anbindung des Gateways, Verzeichnis, Single Sign-on und MFA. Rollen, Fristen und Ausnahmen konfigurieren, Protokollierung und Monitoring einrichten.
- 4
Pilot mit Rechte- und Löschtest
Eine Pilotgruppe arbeitet mit dem Archiv. Wir prüfen Vollständigkeit, Suche, Wiederherstellung, Vier-Augen-Zugriff und Ausnahmen, mit dokumentierten Testfällen.
- 5
Altdatenübernahme
Bestehende Archive und PST-Dateien werden übernommen, mit Mengen- und Stichprobenabgleich und Protokoll. Die Altlösung wird erst abgeschaltet, wenn der Abgleich stimmt.
- 6
Abnahme, Schulung & Betrieb
Abnahme mit Restore-, Export- und Konsistenztest. Administratorenschulung, deutschsprachige Betriebsdokumentation und Übergang in den Herstellersupport mit klaren Eskalationswegen.
Betrieb & Exit
Ein Archiv läuft länger als jeder Vertrag
Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren überdauern fast jede Software-Generation. Deshalb planen wir den Betrieb und den Ausstieg mit, bevor die erste Mail archiviert ist.
Cloud oder eigene Infrastruktur
Als Cloud-Dienst mit Rechenzentrum in der EU bzw. in Deutschland und C5-Testat, oder virtualisiert auf Hyper-V, VMware oder Proxmox VE im eigenen Haus, bei Bedarf hochverfügbar und über zwei Rechenzentren verteilt.
Überwacht statt vergessen
Erfassung, Speicher, Zertifikate und Konsistenzprüfungen laufen ins Monitoring oder SIEM. Fällt ein Journalweg aus, merkt es jemand am selben Tag, nicht bei der nächsten Prüfung.
Updates mit Doku
Sicherheits- und Funktionsupdates werden geplant eingespielt, Änderungen dokumentiert, Administratoren über neue Funktionen informiert. Kapazität und Lizenzen wachsen im laufenden Betrieb.
Backup & Wiederherstellung
Auch ein revisionssicheres Archiv braucht ein Backup- und Wiederherstellungskonzept. Wir legen fest, was gesichert wird, und üben die Wiederherstellung.
Offener Export
Vollständiger Export aller Archivdaten mit Metadaten und Berechtigungen in einem herstellerunabhängigen Format wie EML mit XML-Metadaten. Vertraglich zugesichert und vor Vertragsende einmal getestet.
Sauberer Abschluss
Lesender Zugriff für eine Übergangszeit, Migration auf ein Nachfolgesystem und dokumentierte Löschung aller beim Anbieter verbliebenen Daten nach Vertragsende.
Krankenhaus & Gesundheitswesen
Was in Kliniken und Pflegeeinrichtungen dazukommt
Im Gesundheitswesen ist Mail nicht nur Korrespondenz. Befunde, Arztbriefe, Bestellungen und Rückfragen von Kostenträgern laufen darüber, oft aus Fachanwendungen heraus und rund um die Uhr.
Mails mit Patientenbezug gehören in die Behandlungsdokumentation, das Archiv ist dafür kein Ersatz. Es muss aber sicherstellen, dass nichts verloren geht, Zugriffe streng begrenzt sind und Fristen wie die zehnjährige Aufbewahrung nach § 630f BGB abgebildet werden können.
Was wir dabei berücksichtigen
- Mails aus KIS, RIS, LIS und anderen Fachanwendungen, die per SMTP versendet werden
- Anforderungen aus dem B3S «Medizinische Versorgung» und, wo zutreffend, KRITIS- bzw. NIS2-Pflichten
- besonders schützenswerte Gesundheitsdaten nach DSGVO und Landesrecht, mit Patientendaten-Schutz
- Herstellersupport rund um die Uhr mit vereinbarten Reaktionszeiten für einen Betrieb ohne Wochenende
- Umstellungen am Mailfluss ausserhalb der Kernzeiten, mit Rückweg
- Dienst- oder Mitarbeitervertretungsvereinbarung bei öffentlichen und kirchlichen Trägern
Technologien
Womit wir das umsetzen
Wir verkaufen keine Archivlizenzen nach Provision. Die Lösung wird gegen Ihren Anforderungskatalog ausgewählt, und wir sagen offen, wo ein Produkt eine Anforderung nicht erfüllt.
Exchange-Migration & Mailflow
Exchange Server, Hybrid und Exchange Online, Connectors, Gateways und MX-Cutover.
Mehr erfahrenCompliance-Nachweise
Nachweise für Revision und Aufsicht, die aus der Konfiguration entstehen statt aus Folien.
Mehr erfahrenInfrastruktur & Souveränität
Wenn das Archiv im eigenen Rechenzentrum laufen soll: Virtualisierung, Speicher und Backup.
Mehr erfahrenFAQ
Häufige Fragen zur E-Mail-Archivierung
Reicht die Archivierung am Mail-Gateway nicht aus?
Meist nicht. Das Gateway sieht nur Mails, die das Haus verlassen oder erreichen. Interne Mails zwischen zwei Postfächern laufen nicht darüber. Für ein vollständiges Archiv braucht es zusätzlich die Journalerfassung an Exchange oder ein gleichwertiges Verfahren.
Cloud oder On-Premises: was ist besser?
Beides kann richtig sein. Ein Cloud-Dienst nimmt Betrieb und Hardware ab und sollte ein C5-Testat und Speicherung in der EU mitbringen. Eine Lösung im eigenen Haus gibt volle Datenhoheit, braucht aber Server, WORM-fähigen Speicher, Backup und Betrieb. Wir entscheiden das anhand von Datenschutz, vorhandener Infrastruktur und Gesamtkosten über die Laufzeit.
Können bestehende Archive und PST-Dateien übernommen werden?
Ja. Wir übernehmen Altarchive und PST-Bestände mit Mengen- und Stichprobenabgleich und protokollieren die Übernahme. Das Altsystem wird erst abgeschaltet, wenn der Abgleich vollständig ist und der lesende Zugriff gesichert ist.
Wie bilden Sie die Betriebs- oder Dienstvereinbarung ab?
Wir übersetzen die Regeln der Vereinbarung in Archiv- und Zugriffsrichtlinien: Ausnahmen für bestimmte Postfächer und Bereiche, Umgang mit privaten Mails, Vier-Augen-Zugriff, Protokollierung. Im Pilot zeigen wir mit dokumentierten Testfällen, dass die Regeln greifen.
Was passiert mit den Daten, wenn wir den Anbieter wechseln?
Das regeln wir vor dem Start: vollständiger, kostenfreier Export in einem offenen Format wie EML mit XML-Metadaten, lesender Zugriff für eine Übergangszeit und nachweisliche Löschung beim bisherigen Anbieter. Den Export testen wir, bevor er gebraucht wird.
Arbeiten Sie auch für Einrichtungen in Deutschland und bei öffentlichen Vergaben?
Ja. Lappenbusch arbeitet für Auftraggeber in der Schweiz und in Deutschland, remote und vor Ort. Anforderungen aus Leistungsverzeichnissen und Fragenkatalogen bilden wir im Angebot Punkt für Punkt ab, und wo eine Anforderung nicht oder nur teilweise erfüllt wird, sagen wir das offen.
Steht bei Ihnen eine Archivlösung an oder läuft die alte aus?
In 30 Minuten klären wir Mailumgebung, Fristen, Mitbestimmung und Altbestände. Sie erhalten eine ehrliche Einschätzung, welche Architektur passt und wo die Fallstricke liegen.