Microsoft-365-Backup
Microsoft 365 sichern. Und die Wiederherstellung belegen.
Microsoft betreibt die Plattform. Für Ihre Daten in Exchange Online, OneDrive, SharePoint und Teams sind Sie selbst verantwortlich, auch gegen Löschung, Ransomware und Fehlkonfiguration. Wir wählen das passende Backup aus, lösen bestehende Lösungen wie Veeam Backup for Microsoft 365 sauber ab und betreiben die Sicherung danach: mit Überwachung, Restore-Anfragen, regelmässigen Restore-Tests und Berichten, die Sie einer Prüfung vorlegen können.
Microsoft 365: derzeit nur in Deutschland. Leistungen rund um Microsoft 365 (Beratung, Migration, Betrieb, Security und Workshops) bieten wir derzeit ausschliesslich für Organisationen in Deutschland an. In der Schweiz übernehmen wir keine Microsoft-365-Mandate. Für Schweizer Kunden: Software & KI, Infrastruktur und Projekt-Recovery.
Geteilte Verantwortung
Microsoft sichert die Plattform, nicht Ihre Daten
Exchange Online, SharePoint und OneDrive halten mehrere Kopien Ihrer Daten in verschiedenen Rechenzentren. Das schützt vor dem Ausfall eines Rechenzentrums. Es schützt nicht davor, dass jemand mit gültigen Rechten Daten löscht, verschlüsselt oder überschreibt.
Wenn ein kompromittiertes Konto eine OneDrive-Ablage verschlüsselt, wenn eine Aufbewahrungsrichtlinie falsch greift oder ein Skript die falschen Postfächer bereinigt, repliziert Microsoft diesen Zustand zuverlässig in alle Kopien. Genau dafür braucht es eine Sicherung, die von diesen Vorgängen getrennt ist und auf einen früheren Zeitpunkt zurückführt.
Wie lange Daten nach dem Löschen noch zurückgeholt werden können und wer das darf, ist deshalb keine Microsoft-Frage, sondern Teil Ihres Betriebs- und Sicherheitskonzepts.
Microsoft verantwortet
- Verfügbarkeit der Dienste nach Vertrag
- physische Sicherheit der Rechenzentren
- redundante Kopien gegen Hardware- und Standortausfall
- Papierkorb und Wiederherstellungsfristen im Rahmen der Dienste
Sie verantworten
- Schutz vor versehentlichem und absichtlichem Löschen
- Wiederherstellung nach Ransomware oder kompromittiertem Konto
- Folgen von Fehlkonfigurationen und fehlerhaften Skripten
- Aufbewahrung über die Fristen der Dienste hinaus
Aufbewahrung ist kein Backup
Papierkorb, Retention und Archiv lösen andere Probleme
Microsoft 365 hat viele Funktionen, die Daten länger vorhalten. Keine davon ersetzt eine Sicherung, mit der Sie einen ganzen Bereich auf einen bestimmten Zeitpunkt zurücksetzen können.
Papierkorb & wiederherstellbare Elemente
Gelöschte Mails liegen in Exchange Online standardmässig 14 Tage, maximal 30 Tage in den wiederherstellbaren Elementen. SharePoint und OneDrive halten Gelöschtes bis zu 93 Tage im Papierkorb. Danach ist es weg, und wer Administratorrechte hat, kann den Papierkorb auch vorher leeren.
Aufbewahrungsrichtlinien & Hold
Purview-Aufbewahrungsrichtlinien und Litigation Hold bewahren Inhalte vor dem endgültigen Löschen. Sie sind für Compliance und eDiscovery gebaut, nicht für die Wiederherstellung: Ein verschlüsseltes OneDrive oder eine zerstörte Ordnerstruktur setzen sie nicht auf gestern zurück.
Versionen & OneDrive-Wiederherstellung
Versionsverlauf und die Funktion, eine OneDrive-Ablage bis zu 30 Tage zurückzusetzen, helfen im Einzelfall. Sie liegen aber im selben Dienst, mit denselben Administratorrechten, und decken weder Postfächer noch Teams ab.
E-Mail-Archiv
Ein revisionssicheres Archiv hält jede Mail unverändert für Prüfung und Nachweis vor. Es stellt aber keine Ordnerstruktur, keinen Kalender und keine OneDrive-Ablage wieder her. Archiv und Backup ergänzen sich, sie ersetzen sich nicht.
Gelöschte Konten
Wird ein Benutzerkonto gelöscht, laufen Fristen für Postfach und OneDrive an. Bei Austritten, Namensänderungen und Lizenzwechseln gehen so regelmässig Daten verloren, ohne dass es jemand bemerkt.
Konfiguration
Richtlinien für Conditional Access, Exchange-Transportregeln oder Teams-Einstellungen sichert ein Datenbackup in der Regel nicht. Wir sichern diese Konfiguration separat als exportierten, versionierten Stand, damit nach einem Fehler klar ist, wie es vorher aussah.
Umfang
Was gesichert wird, und wo die Grenzen liegen
Der Funktionsumfang unterscheidet sich je Produkt deutlich. Wir prüfen ihn vor der Auswahl gegen Ihre Daten, nicht gegen das Datenblatt.
Exchange Online
Benutzer-, freigegebene und Ressourcenpostfächer mit Mails, Kalendern, Kontakten und Aufgaben, inklusive Online-Archiv. Wiederherstellung einzelner Elemente, ganzer Ordner oder des gesamten Postfachs, in das Original oder in ein anderes Postfach.
OneDrive
Persönliche Ablagen aller Mitarbeitenden, auch nach dem Austritt, solange die Sicherung läuft. Wiederherstellung einzelner Dateien, ganzer Ordner oder der kompletten Ablage auf einen früheren Stand.
SharePoint
Websites und Dokumentbibliotheken, je nach Produkt auch Listen und Metadaten. Hier lohnt der genaue Blick, denn nicht jede Lösung sichert Berechtigungen, Seiten und Listen vollständig.
Teams-Kanäle
Dateien in Kanälen liegen in SharePoint und werden darüber gesichert. Kanalnachrichten erfassen nur Produkte, die Teams ausdrücklich unterstützen. Private und freigegebene Kanäle haben eigene SharePoint-Websites, die mitgesichert werden müssen.
Teams-Chats
Einzel- und Gruppenchats sichern nur einige Anbieter, über die Export-Schnittstellen von Microsoft Graph. Eine originalgetreue Rückspielung in Teams ist in der Regel nicht möglich. Gesicherte Chats werden durchsuchbar bereitgestellt oder exportiert, etwa als HTML.
Weitere Inhalte
Planner, OneNote sowie Benutzer und Gruppen aus Entra ID decken manche Produkte mit ab, andere nicht. Wir halten fest, was in Ihrem Fall gesichert wird und was bewusst ausserhalb bleibt.
Was Sie bei Teams nicht erwarten sollten
- einen Chatverlauf, der nach dem Restore wieder wie vorher in Teams erscheint
- Besprechungsinhalte, die nirgends gespeichert wurden
- Inhalte, die zwischen zwei Sicherungsläufen entstanden und gelöscht wurden
- Chats von Konten, die im Backup nicht lizenziert oder ausgeschlossen sind
Was wir festlegen
- welche Teams-Inhalte das gewählte Produkt sichert, mit Testfall belegt
- in welcher Form Chats im Bedarfsfall bereitgestellt werden
- ob Chats zusätzlich über Aufbewahrungsrichtlinien vorgehalten werden müssen
- wer gesicherte Chats einsehen darf, abgestimmt mit Datenschutz und Mitbestimmung
Sicherung & Wiederherstellung
Ein Backup ist so gut wie der letzte geprüfte Restore
Cloud-Backups für Microsoft 365 laufen typischerweise mehrmals täglich. Wie oft genau, was in welcher Form zurückkommt und wie schnell, legen wir mit Ihnen fest und prüfen es, bevor es gebraucht wird.
Zwei Fragen bestimmen die Auslegung. Wie viel Arbeit darf im schlimmsten Fall verloren gehen, also wie alt darf der letzte Sicherungsstand sein? Und wie schnell muss ein Postfach, eine Ablage oder ein ganzer Bereich wieder nutzbar sein? Die Antworten hängen davon ab, wer mit den Daten arbeitet, und sind in der Verwaltung andere als in einem Bereich, der rund um die Uhr erreichbar sein muss.
Wichtig für die Erwartung: Was zwischen zwei Sicherungsläufen erstellt und wieder gelöscht wird, ist in keinem Backup enthalten. Hier helfen Papierkorb und Aufbewahrungsrichtlinien, nicht die Sicherung.
Einzelne Elemente
Die gelöschte Mail, der überschriebene Vertrag, der Ordner von letzter Woche. Gezielt wiederhergestellt, ohne den Rest des Postfachs oder der Ablage anzufassen. Je nach Produkt auch im Self-Service durch die Mitarbeitenden.
Ganze Postfächer und Websites
Nach Ransomware oder einem fehlerhaften Skript: komplette Postfächer, OneDrive-Ablagen oder SharePoint-Websites auf einen Zeitpunkt vor dem Vorfall, wahlweise in das Original oder an einen neuen Ort, damit nichts Aktuelles überschrieben wird.
Export
Für Austritte, Auskunftsersuchen oder Prüfungen: Inhalte als PST oder ZIP exportieren, ohne sie in Microsoft 365 zurückzuspielen. Mit Protokoll, wer was wann exportiert hat.
Geplante Restore-Tests
Regelmässig nach festem Plan: einzelne Elemente, ein vollständiges Postfach, eine Website, ein Export. Jeder Test mit Datum, Ergebnis, Dauer und Abweichungen. So wird aus «das Backup läuft» ein Nachweis.
Speicherort & Schutz
Wo die Sicherung liegt und wer sie löschen kann
Eine Sicherung, die mit demselben Administratorkonto gelöscht werden kann wie die Produktivdaten, hilft bei einem Angriff wenig. Deshalb gehört der Schutz des Backups selbst in jede Auswahl.
Rechenzentren in der EU
Speicherregion vertraglich festgelegt, in der EU oder in Deutschland. Dazu ein Auftragsverarbeitungsvertrag, die Liste der Unterauftragnehmer und Nachweise wie ein C5-Testat oder eine ISO-27001-Zertifizierung des Anbieters.
Getrennt und unveränderbar
Sicherungen ausserhalb der Reichweite eines kompromittierten Tenant-Administrators, verschlüsselt gespeichert und gegen Verändern und vorzeitiges Löschen geschützt. Wie der Anbieter das umsetzt, lassen wir uns konkret beschreiben.
Zugriff auf das Backup
Eigene, personalisierte Konten mit phishing-resistenter Mehrfaktor-Anmeldung, getrennte Rollen für Betrieb und Wiederherstellung, Protokollierung jedes Restores und jedes Exports.
Vorhaltefristen
Wie lange Sicherungen vorgehalten werden, folgt Ihren Vorgaben. Lange Fristen sind kein Selbstzweck: Auch ein Backup enthält personenbezogene Daten und braucht einen Platz im Löschkonzept.
Ende des Vertrags
Was mit den Sicherungen nach Vertragsende passiert, steht vorher fest. Bei Hornetsecurity werden Konto und Daten laut veröffentlichten Nutzungsbedingungen 30 Tage nach Ende des Abonnements gelöscht. Wer länger Zugriff braucht, muss vorher exportieren.
Datenschutz & Mitbestimmung
Ein Backup macht Mails und Chats aller Mitarbeitenden einsehbar. Wer wiederherstellen darf, in wessen Auftrag und mit welcher Dokumentation, regeln wir mit Datenschutz und Betriebs- oder Personalrat.
Optionen
Drei Wege, Microsoft 365 zu sichern
Wir sind an keinen Hersteller gebunden. Welche Lösung passt, hängt von Umfang, Infrastruktur, Fristen und Betriebsmodell ab. Wo ein Produkt eine Anforderung nicht erfüllt, sagen wir das offen.
Cloud-Backup-Dienst
Ein Dienst, der ausserhalb von Microsoft speichert und keinen eigenen Server braucht. Ein Beispiel ist Hornetsecurity 365 Total Backup, einzeln oder im Paket 365 Total Protection ab Plan 3, zusammen mit Mail-Filter, Verschlüsselung und Archivierung.
- Postfächer inklusive Online-Archiv, OneDrive, SharePoint und Teams-Chats
- laut Hersteller mehrmals täglich automatisch
- Wiederherstellung granular, als Export oder im Self-Service
- Speicherung in Rechenzentren des Anbieters, unabhängig von Microsoft
Microsoft 365 Backup
Der Microsoft-eigene Dienst sichert Exchange Online, OneDrive und SharePoint innerhalb der Microsoft-365-Umgebung. Abgerechnet wird nach geschützter Datenmenge, nicht pro Benutzer.
- Wiederherstellungspunkte bis zu alle 10 Minuten, je nach Dienst und Alter
- Vorhaltung je Richtlinie wählbar zwischen 3 Monaten und 2 Jahren
- schnelle Massen-Wiederherstellung, auch an einen neuen Ort
- Teams-Chats deckt der Dienst laut aktueller Dokumentation nicht ab
Selbst betriebene Software
Etwa Veeam Backup for Microsoft 365 auf eigener Infrastruktur oder mit eigenem Objektspeicher. Volle Kontrolle über Speicherort und Fristen, aber auch volle Verantwortung für Server, Speicher, Updates und Überwachung.
- Speicher im eigenen Rechenzentrum oder in eigenem Objektspeicher
- eigener Betriebsaufwand für Proxys, Repositorys und Kapazität
- Wiederherstellung unabhängig von einem Cloud-Anbieter
- sinnvoll, wo Infrastruktur und Betriebsteam ohnehin vorhanden sind
Ein Hinweis zu Microsoft 365 Backup: Die Sicherungen bleiben innerhalb der Microsoft-365-Vertrauensgrenze und sind laut Microsoft durch Append-only-Speicher gegen nachträgliche Veränderung geschützt. Wer eine Kopie unabhängig von Microsoft verlangt, etwa aus dem eigenen Sicherheitskonzept, braucht zusätzlich oder stattdessen eine andere Lösung.
Ablösung von Veeam & Co.
Wechseln, ohne die Altsicherungen zu verlieren
Eine neue Backup-Lösung beginnt mit einem leeren Stand. Die Sicherungen der letzten Monate und Jahre liegen weiter in der alten Lösung. Der Wechsel ist erst fertig, wenn klar ist, was mit ihnen passiert.
Bei Veeam Backup for Microsoft 365 bleibt die Wiederherstellung laut Herstellerdokumentation auch nach Ablauf des Abonnements möglich, neue Sicherungen laufen dann nicht mehr. Dafür müssen Server, Repository und gegebenenfalls Objektspeicher erhalten bleiben. Ob Sie das bis zum Ende der Vorhaltefrist tun oder die Bestände vorher exportieren, entscheiden wir gemeinsam anhand von Fristen, Datenmenge und Kosten.
Läuft die Ablösung als Teil eines grösseren Wechsels, etwa vom bisherigen Mail-Gateway zu einem neuen Mail-Schutz, planen wir beides zusammen, damit Mailfluss und Sicherung nie gleichzeitig umgestellt werden.
- 1
Bestand aufnehmen
Was sichert die alte Lösung heute, mit welchen Fristen, wo liegen die Daten, wie viel davon wird noch gebraucht? Inklusive der Postfächer und Ablagen ausgetretener Mitarbeitender.
- 2
Neue Sicherung aufbauen
Anbindung an den Tenant mit eng geschnittenen Berechtigungen, Umfang und Ausschlüsse, Rollen, Benachrichtigungen. Die erste Vollsicherung läuft, bevor an der alten Lösung etwas geändert wird.
- 3
Parallelbetrieb & Restore-Test
Beide Lösungen sichern parallel. Wir stellen aus der neuen Lösung Elemente, ein Postfach, eine Ablage und eine Website testweise wieder her und dokumentieren das Ergebnis.
- 4
Altsicherungen regeln
Lesend aufbewahren bis Fristende oder gezielt exportieren, etwa die Postfächer ausgetretener Personen. Mit Protokoll, was wo liegt und wer im Bedarfsfall darauf zugreift.
- 5
Alte Sicherung beenden
Sicherungsjobs der alten Lösung stoppen, Berechtigungen im Tenant entfernen, Rückbau nach Fristablauf mit dokumentierter Löschung.
Betrieb
Ein Backup, um das sich jemand kümmert
Die Sicherungsplattform läuft rund um die Uhr, Fehlschläge lösen automatisch eine Alarmierung aus. Wir reagieren darauf in den vereinbarten Servicezeiten und mit den Reaktionszeiten aus dem SLA. Eine eigene, ständig besetzte Leitstelle versprechen wir nicht, eine nachvollziehbare Reaktion schon.
Überwachung der Sicherungsläufe
Fehlgeschlagene und unvollständige Läufe, Warnungen und abgelaufene Berechtigungen werden geprüft und behoben. Wiederkehrende Fehler gehen wir bis zur Ursache nach, statt sie wöchentlich wegzuklicken.
Neue Konten automatisch dabei
Neue Postfächer, OneDrive-Ablagen, Websites und Teams werden automatisch in die Sicherung aufgenommen, wo das Produkt es anbietet. Den Abgleich gegen den Tenant prüfen wir regelmässig, damit niemand aus Versehen fehlt.
Restore-Anfragen
Wiederherstellungen über Ihren Servicedesk oder direkt an uns, mit festem Freigabeweg. Bei Zugriff auf fremde Daten nur mit dokumentiertem Auftrag, wie in der Vereinbarung mit der Mitarbeitervertretung festgelegt.
Restore-Tests nach Plan
Regelmässige Tests mit wechselnden Szenarien, vom einzelnen Element bis zur vollständigen Website. Ergebnis, Dauer und Abweichungen landen im Testprotokoll.
Berichte
Monatlicher Bericht zu Sicherungsstatus, Abdeckung, Speicher, Restores und Tests. Verständlich für die Leitung, belastbar für Informationssicherheit, Revision und Wirtschaftsprüfung.
Pflege & Lizenzen
Änderungen bei Microsoft und beim Hersteller verfolgen, Einstellungen anpassen, Lizenzen mit dem tatsächlichen Bestand abgleichen. Ob Lizenzen im Managed Service beigestellt oder direkt bezogen werden, klären wir im Angebot.
Zusammenhang
Backup ist ein Baustein, nicht das ganze Konzept
Mail-Schutz, Verschlüsselung, Archiv und Backup greifen ineinander. Wir planen sie zusammen, auch wenn sie von verschiedenen Herstellern kommen.
M365-Security als Managed Service
Mail-Schutz, Verschlüsselung, Archiv und Backup für Microsoft 365 in einem Betriebsmodell.
Mehr erfahrenE-Mail-Archivierung
Revisionssicheres Archiv für Exchange, mit Fristen, Vier-Augen-Zugriff und geregeltem Exit.
Mehr erfahrenKrankenhaus & Gesundheitswesen
Microsoft 365 sicher betreiben unter § 391 SGB V, B3S, NIS2 und mit Mitbestimmung.
Mehr erfahrenFAQ
Häufige Fragen zum Microsoft-365-Backup
Sichert Microsoft unsere Daten nicht ohnehin?
Microsoft hält mehrere Kopien Ihrer Daten vor, damit der Dienst bei einem Hardware- oder Standortausfall weiterläuft. Gegen Löschen, Verschlüsseln oder Überschreiben durch ein Konto mit gültigen Rechten schützt das nicht, denn diese Änderungen werden in alle Kopien übernommen. Papierkorb und wiederherstellbare Elemente helfen nur innerhalb ihrer Fristen.
Reichen Aufbewahrungsrichtlinien oder unser E-Mail-Archiv nicht aus?
Sie lösen ein anderes Problem. Aufbewahrungsrichtlinien und Archiv sorgen dafür, dass Inhalte für Nachweise erhalten bleiben. Ein Backup stellt Postfächer, Ablagen und Websites auf einen früheren Zeitpunkt wieder her, mit Ordnerstruktur, Kalendern und Dateien. Nach einem Ransomware-Vorfall brauchen Sie das Backup.
Können Teams-Chats gesichert und wiederhergestellt werden?
Gesichert werden können sie mit Produkten, die Teams-Chats ausdrücklich unterstützen. Zurück in Teams lassen sie sich in der Regel nicht originalgetreu schreiben. Üblich ist, dass gesicherte Chats durchsuchbar bereitgestellt oder exportiert werden. Microsoft 365 Backup deckt Teams-Chats laut aktueller Dokumentation nicht ab, Dateien aus Kanälen werden über SharePoint gesichert.
Was passiert mit unseren bisherigen Veeam-Sicherungen?
Sie bleiben in der alten Lösung. Laut Veeam ist die Wiederherstellung auch nach Ablauf des Abonnements weiter möglich, solange Server und Speicher erhalten bleiben. Alternativ exportieren wir die Bestände, die noch gebraucht werden. Was davon sinnvoller ist, hängt von Vorhaltefristen, Datenmenge und Betriebskosten ab.
Was bedeutet 24/7 bei Ihrem Backup-Betrieb?
Die Sicherungsplattform arbeitet rund um die Uhr, Fehlschläge werden automatisch erkannt und gemeldet. Wir bearbeiten Meldungen und Restore-Anfragen in den vereinbarten Servicezeiten und mit den Reaktionszeiten aus dem SLA. Eine ständig besetzte eigene Leitstelle betreiben wir nicht, und wir behaupten das auch nicht.
Arbeiten Sie auch für Einrichtungen in Deutschland und bei öffentlichen Vergaben?
Ja. Microsoft-365- und Exchange-Leistungen erbringen wir derzeit ausschliesslich für Auftraggeber in Deutschland, remote und vor Ort. Anforderungen aus Leistungsverzeichnissen bilden wir im Angebot Punkt für Punkt ab, und wo eine Anforderung nicht oder nur teilweise erfüllt wird, sagen wir das offen.
Läuft Ihr Microsoft-365-Backup, und hat es schon einmal jemand zurückgespielt?
In 30 Minuten klären wir, was heute gesichert wird, wo die Lücken liegen und wie ein Wechsel ohne Verlust der Altsicherungen aussieht. Ehrlich, auch wenn die bestehende Lösung bleiben sollte.