Wissensdatenbank & interne KI-Chats
Ihr Wissen, mit Quelle beantwortet.
Handbücher, Richtlinien, Projektwissen und gelöste Tickets liegen verstreut, und meistens fragt man doch die Kollegin, die es weiss. Wir bauen Ihr Wissensmanagement so auf, dass Menschen und KI es finden. Und einen internen KI-Chat, der mit Quelle antwortet und nur zeigt, was jemand sehen darf.
Typische Ausgangslagen
Wissen ist da. Nur nicht dort, wo man sucht.
«Das steht irgendwo in SharePoint. Oder auf dem Laufwerk. Frag am besten Martina.»
Wissen hängt an Personen«Wir haben drei Versionen der Spesenregelung. Welche gilt?»
Dubletten und veraltete Dokumente«Das Problem hatten wir schon mal. Die Lösung steht in einem alten Ticket.»
Gelöstes wird nicht wiederverwendetWissensdatenbank
Erst Ordnung, dann KI
Eine KI findet nur gute Antworten, wenn die Quellen gut sind. Deshalb beginnt Wissensmanagement nicht mit dem Modell, sondern mit Struktur und Verantwortung.
Quellen anbinden
SharePoint, Fileserver, Wiki, Handbücher und gelöste Tickets. Angebunden über offizielle Schnittstellen, ohne alles umzuziehen.
Struktur und Lebenszyklus
Wer ist für welches Wissen zuständig, wann wird geprüft, was wird archiviert? Dubletten und veraltete Versionen fliegen raus.
Berechtigungen respektieren
Die Suche zeigt nur, was die fragende Person auch im Original sehen dürfte. HR-Dokumente bleiben bei HR.
Antworten mit Quelle
Jede Antwort verweist auf die Dokumente, aus denen sie stammt. Wer zweifelt, klickt und prüft.
Aktuell halten
Neue und geänderte Dokumente werden automatisch nachgezogen. Kein einmaliger Import, der nach drei Monaten veraltet ist.
Lücken sichtbar machen
Welche Fragen werden gestellt, auf die es keine gute Quelle gibt? Genau dort lohnt sich neue Dokumentation.
So funktioniert es
Von der Frage zur belegten Antwort
Die Technik dahinter heisst Retrieval-Augmented Generation. Einfach gesagt: Die KI sucht zuerst in Ihren Dokumenten und antwortet dann auf dieser Grundlage.
Fragen
Eine Mitarbeiterin fragt in normaler Sprache, etwa nach der aktuellen Spesenregelung.
Suchen
Das System findet die passenden Abschnitte, nur in Dokumenten, die sie sehen darf.
Antworten
Die KI fasst die Antwort aus diesen Abschnitten zusammen, ohne zu erfinden.
Belegen
Unter der Antwort stehen die Quellen mit Link. Gibt es keine, sagt die KI das.
Interner KI-Chat
Ein eigener KI-Chat für Ihr Team
Statt privater Konten: ein Chat für alle Mitarbeitenden, mit Ihrer Anmeldung, den freigegebenen Modellen, Ihren Instruktionen und Zugriff auf die Wissensdatenbank.
Wir setzen dafür bewährte Open-Source-Oberflächen wie Open WebUI oder LibreChat ein oder die Chat-Funktionen Ihrer Plattform. Betrieben in der Schweiz, der EU oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur, angebunden an Ihr KI-Gateway.
Was der Chat kann
- Anmeldung mit dem Firmenkonto, Rollen pro Abteilung
- Nur freigegebene Modelle, passend zu den Datenklassen
- Assistenten pro Abteilung, etwa für Support, HR oder Vertrieb
- Zugriff auf die Wissensdatenbank mit Quellenangabe
- Unternehmensweite Instruktionen, Tonalität und Prüfregeln
- Protokoll und Aufbewahrung nach Ihren Vorgaben
Selbst im Einsatz
Unser eigenes Wissen läuft genauso
Wir betreiben selbst einen Wissens- und Kontextserver, den verschiedene KI-Werkzeuge über MCP nutzen: Gedächtnis, Wissensartikel, wiederverwendbare Skills und Konfiguration an einem Ort, lesend und schreibend.
- Ein Wissensstand für mehrere KI-Werkzeuge statt verstreuter Notizen
- Zugriff nur mit Token, Daten auf eigener Infrastruktur
- Neues Wissen fliesst direkt aus der Arbeit zurück in die Basis
Vorgehen
Klein anfangen, mit einem Bereich, der zählt
- Bewertete Quellen mit Empfehlung, was aufgeräumt werden muss
- Wissensbasis für einen ersten Bereich, mit Verantwortlichen
- Interner KI-Chat mit Anmeldung, Modellen und Instruktionen
- Messung, welche Fragen gut beantwortet werden und wo Lücken sind
- 1
Bereich wählen
Ein Bereich mit vielen wiederkehrenden Fragen, etwa interne Prozesse, Support oder Onboarding.
- 2
Quellen aufräumen
Aktuelle Version bestimmen, Dubletten entfernen, Verantwortliche festlegen.
- 3
Anbinden und testen
Wissensbasis und Chat mit echten Fragen aus Ihrem Alltag testen, Antworten und Quellen prüfen.
- 4
Ausweiten
Weitere Bereiche und Quellen, sobald der erste im Alltag funktioniert.
Häufige Fragen
Wissensdatenbank und KI-Chat: was Sie wissen sollten
Müssen wir dafür alle Dokumente umziehen?
Nein. Die Quellen bleiben, wo sie sind, etwa in SharePoint oder auf dem Fileserver. Angebunden wird über Schnittstellen. Aufgeräumt wird trotzdem: Veraltete Versionen und Dubletten verschlechtern jede Antwort.
Kann die KI Dinge erfinden?
Sprachmodelle können sich irren. Deshalb antwortet der Chat auf Basis gefundener Quellen, nennt diese mit Link und sagt, wenn er nichts Passendes findet. Die Prüfregeln dafür stehen in den Instruktionen.
Sieht jeder alles?
Nein. Die Suche respektiert die Berechtigungen der Quellen. Wer ein Dokument im Original nicht öffnen darf, bekommt es auch über den Chat nicht zu sehen.
Warum nicht einfach Copilot?
Wenn Ihr Wissen sauber in Microsoft 365 liegt und Copilot lizenziert ist, kann das genügen. Ein eigener Chat lohnt sich, wenn Quellen ausserhalb von Microsoft 365 dazukommen, wenn Sie Modelle selbst wählen wollen oder Daten auf eigener Infrastruktur bleiben sollen.
Wo liegt bei Ihnen das Wissen, das niemand findet?
In 30 Minuten klären wir, welche Quellen sich anbinden lassen und wie ein interner KI-Chat für Ihr Team aussehen könnte.